Despesas de Funcionários¶
Existem diferentes tipos de despesas que podem ser registadas pelos seus funcionários:
Despesas de Deslocação
…
Veja como as deve registar em Odoo
Despesas de Deslocação em Viatura Própria¶
Importante
Esta app não está disponível na loja Odoo. Para ter acesso à mesma, terá que solicitar a sua instalação e ativação na sua base de dados
Configuração¶
Na app Contactos, entre no contacto respetivo e garanta que a informação está devidamente preenchida
Na aba Vendas e Compras vá à secção Diversos e preencha o campo Distância à Sede com os KMs a que esse parceiro está do seu estabelecimento
Esta informação será usada para cálculo do valor da despesa
Nota
Este campo só é visível para contactos do tipo Empresa
Na app Funcionários, entre no funcionário vá à aba Informação Privada e garanta que o campo Matrícula está preenchido
Na app de Despesas garanta que o artigo Despesas de Deslocação (Viatura Própria) está devidamente configurado. para isso vá ao menu
É importante garantir que o custo por KM está correto, como em qualquer outro artigo garanta que tem também devidamente configurados os seguintes campos:
Categoria do Artigo
Conta de Gastos
Impostos de Fornecedor
Impostos a Cliente
Utilização¶
Na app de Despesas crie uma nova despesa e na Categoria selecione Despesas de Deslocação (Viatura Própria) e o parceiro respetivo
Algumas coisas vão acontecer:
O campo Matrícula vai ser preenchido com a matrícula do Funcionário
O campo Preço Unitário vai ser preenchido com o valor por KM estipulado no artigo
O campo Quantidade vai ser preenchido com a distância do Parceiro
Dica
O campo Quantidade usa este mecanismo para automatismo. No entanto, em cada despesa pode alterar o valor para o que pretender e assim cobrir diversas outras situações como:
Deslocações de funcionários em regime remoto à empresa
Deslocações a parceiros que sejam mais do que uma viagem à sua sede ou o ponto de partida seja diferente
Outro tipo de deslocações em viatura própria de funcionários
Como esse tipo de alterações não pode ser previsto antecipadamente antes do seu acontecimento, terá de fazer a alteração manual no momento em que regista a despesa
A partir deste ponto pode tratar a despesa como um processo normal de despesas até que a mesma esteja aprovada
Depois de aprovada tem acesso ao documento de compensação por deslocações indo ao menu
Despesas Pagas pelo Próprio Funcionário e Reembolso¶
Importante
Este fluxo aplica-se apenas a empresas com localização PT+ ativa, nas despesas cujo campo Pago por esteja definido como Funcionário (a reembolsar).
Quando um funcionário paga uma despesa do seu próprio bolso, em vez de ser publicado diretamente um recibo de despesa contabilizado ao funcionário, é criada uma fatura de fornecedor em rascunho do fornecedor real da despesa. Isto permite à contabilidade rever o documento antes de o publicar. Só quando essa fatura de fornecedor é publicada é que a dívida passa do fornecedor para o funcionário, através de um lançamento de transferência de dívida, e só quando essa dívida ao funcionário for liquidada é que a despesa passa ao estado de Paga.
Configuração¶
Antes de poder usar este fluxo, defina a Conta de Reembolso de Despesas: aceda a , procure a secção Portugal e no bloco Reembolso de Despesas escolha a conta do tipo A pagar (reconciliável) que vai registar a dívida da empresa aos seus funcionários.
Utilização¶
Ao criar a despesa, escolha o Funcionário a reembolsar, no campo Pago por escolha Funcionário (a reembolsar) e preencha o campo Fornecedor com o real fornecedor da despesa. Este campo é obrigatório antes de submeter e publicar a despesa na data contabilística pretendida.
Nota
O campo Fornecedor só é visível nas despesas pagas pelo funcionário para empresas com localização PT+ ativa, ou nas despesas pagas pela empresa para todas.
Depois de aprovada, ao publicar a despesa com o botão Publicar Lançamentos em Diário, o Odoo cria uma fatura de fornecedor em rascunho no fornecedor da despesa, com o campo Parceiro a Reembolsar já preenchido com o contacto do funcionário. A despesa passa para o estado Publicada, mas ainda não fica Paga.
Reveja a fatura de fornecedor criada e publique-a normalmente.
Ao publicá-la, o Odoo transfere automaticamente o saldo a pagar do fornecedor para o funcionário, para a Conta de Reembolso de Despesas, através de um lançamento de transferência de dívida acessível pelo botão Transferência de Dívida no topo da fatura.
A despesa só passa ao estado Paga quando a dívida ao funcionário for liquidada através da reconciliação do(s) lançamento(s) de Transferência de Dívida com a respetiva linha do extrato bancário.
Dica
Se o recibo da despesa tiver o código QR obrigatório em Portugal, o Odoo lê-o e liga a despesa ao documento do e-Fatura correspondente, aproveitando a fatura de fornecedor que já exista em vez de criar uma segunda. Veja Recibos com Código QR e Ligação ao e-Fatura
Recibos com Código QR e Ligação ao e-Fatura¶
Importante
Esta funcionalidade não está disponível na loja Odoo. Para ter acesso à mesma, terá que solicitar a sua instalação e ativação na sua base de dados
Todas as faturas e recibos emitidos em Portugal são obrigados a ter um código QR. O Odoo lê esse código na fotografia ou no PDF do recibo e preenche a despesa com os dados que o próprio documento traz, sem que ninguém os tenha de escrever.
Mais importante do que poupar a escrita, é essa leitura que liga a despesa ao documento do e-Fatura: como o seu fornecedor declara à AT a mesma fatura que o funcionário lhe entrega, o mesmo documento chega ao Odoo por dois caminhos. Aproveitando o código QR, fica registado uma única vez, e não duas.
Configuração¶
Nas configurações da app Faturação / Contabilidade, secção Portugal, ative a opção Leitura E-Fatura. Configure também a tabela de Mapeamento de Impostos E-Fatura, que é o que permite criar as linhas da fatura de fornecedor com o imposto certo (ver e-Fatura)
Para as despesas pagas pelo funcionário, tenha ainda configurada a Conta de Reembolso de Despesas, conforme explicado em Despesas Pagas pelo Próprio Funcionário e Reembolso
Ler o código QR do recibo¶
O código QR é lido em qualquer um destes momentos:
Ao carregar recibos com o botão Enviar da lista de despesas, que é também o que a aplicação móvel do Odoo faz quando o funcionário fotografa o recibo. É criada uma despesa por cada ficheiro, já preenchida
Ao anexar o recibo a uma despesa que já existe, pelo botão Anexar Recibo ou pelo chatter
A pedido, no botão Ler QR da despesa, que percorre todos os anexos do documento
Uma mensagem no canto superior direito confirma qual foi o documento lido, para que saiba se o Odoo aproveitou ou não a fotografia.
Do código QR vêm o Total, a Data da Despesa, o Fornecedor e a descrição da despesa, composta pelo nome do fornecedor e pelo número do documento.
Nota
Os campos de imposto da despesa deixam de estar visíveis quando o recibo tem documento do e-Fatura. É de propósito: a repartição real por taxa vem do e-Fatura, que pode ter mais do que uma (por exemplo 6% e 23% no mesmo recibo), e o campo único da despesa daria uma ideia errada dos valores.
Dica
Se o fornecedor ainda não existir na sua base de dados, é criado a partir do NIF que vem no código QR e fica marcado com o pisco Criado pelo E-Fatura na ficha do contacto. Use-o para encontrar os contactos cujos dados ainda estão por completar.
Quando não é possível ler o código QR¶
Uma fotografia tremida, cortada, ou tirada a um documento sem código QR, não dá nada ao Odoo. Em vez de deixar seguir uma despesa vazia para a contabilidade, o Odoo pergunta o que fazer com ela:
Aceitar mantém a despesa como está, para a preencher à mão
Rejeitar apaga a despesa e a fotografia
Tentar Novamente apaga a despesa e abre outra vez a câmara, para tirar nova fotografia no momento
A pergunta é feita quando não existe código QR nenhum, e quando existe mas não está legível (tremido, cortado, ou não é o código QR de uma fatura portuguesa). Se enviar vários ficheiros de uma vez, é perguntado um a um, indicando o nome do ficheiro e quantos faltam decidir.
Um recibo emitido ao NIF do funcionário, e não ao da empresa, é uma despesa válida como qualquer outra: é preenchido normalmente e não lhe é perguntado nada.
Nota
Fechar a mensagem sem escolher nada tem o mesmo efeito que Aceitar: a despesa fica registada.
Ligação ao e-Fatura e reaproveitamento da fatura de fornecedor¶
O mesmo documento chega ao Odoo por dois caminhos, e a ordem por que chega não é sempre a mesma. Nos dois casos o resultado é uma única fatura de fornecedor:
O e-Fatura chegou primeiro. A sincronização do e-Fatura já criou a fatura de fornecedor em rascunho. Ao publicar a despesa, o Odoo reconhece que se trata do mesmo documento e aproveita essa fatura, em vez de criar uma segunda. A equivalência é feita pelo número do documento e pelo NIF do fornecedor, em qualquer formato em que o NIF esteja escrito, com ou sem o prefixo PT.
A fatura aproveitada fica com o Parceiro a Reembolsar preenchido com o funcionário, recebe o recibo como anexo e passa a estar ligada à despesa, acessível pelo botão Despesas no topo. E leva uma linha por cada taxa do documento do e-Fatura, para que os impostos fiquem certos.
Na aba Outra Informação da fatura pode confirmar a que documento do e-Fatura ela ficou ligada.
A despesa chegou primeiro. Quando ainda não há nada do e-Fatura, a fatura de fornecedor é criada pela despesa como habitualmente, mas com o número do documento na Referência de Fatura. É por aí que a sincronização do e-Fatura, quando o fornecedor declarar o documento à AT, liga esse documento a esta fatura em vez de criar outra.
Quando a fatura do e-Fatura já não pode ser aproveitada¶
Se a fatura de fornecedor do documento do e-Fatura já estiver publicada, ou já pertencer a outra despesa, não pode ser aproveitada. Nesse caso a publicação da despesa não fica bloqueada: é criada uma fatura em rascunho separada, com a referência e a repartição por taxa do documento, e o Odoo avisa-o de que pode estar a duplicar o documento.
Enquanto a fatura estiver em rascunho pode juntar as duas com a ação Fundir Faturas do E-Fatura, descrita em e-Fatura
Nota
O recibo emitido ao NIF do funcionário nunca é ligado a um documento do e-Fatura, porque não vai ser declarado à AT como compra da empresa. A fatura de fornecedor do reembolso é criada sem registo do e-Fatura, e a despesa é tratada em tudo o mais como as outras.